Planowanie to zysk na czasie i kasie.

Planowanie jest powszechnie uznawane za ważne działanie, przygotowujące nas do realizacji celów. Doradza się nam planować, często wręcz wymaga się od nas planowania. A jednak, mimo powszechnego uznania jego ważności, wielu ludzi planowania nie lubi. Często niechęć do planowania wynika ze sposobu, w jaki je pojmujemy.

Bywa ono spostrzegane jako starta czasu. Za takim myśleniem kryje się przekonanie, że szkoda spędzać czas na budowaniu planów, skoro i tak potem, w toku działania, trzeba je modyfikować. Plany wydają się nas ograniczać, pozbawiać wolności i swobody działania. Doświadczenie uczy, że w rzeczywistości nie da się wszystkiego dokładnie zaplanować i coś zawsze trzeba będzie zmienić, a bywa, że i cały plan.

Już w szkole, mimo zaleceń nauczyciela, młodzi ludzie uczą się najpierw pisać wypracowanie, a potem plan do niego, bo wydaje się to prostsze. Pisząc pozwalamy sobie na swobodę, myśli płyną spontanicznie i szybko, a potem szukamy w tym jakiegoś wzoru – i mamy plan. Czyli najpierw coś robimy, a potem patrzymy według jakiego planu to zrobiliśmy. Umysł jest tak skonstruowany, że zawsze potrafi dopatrzyć się jakiegoś schematu. O ile takie postępowanie może dać całkiem ciekawe efekty w wypadku wypracowania z języka polskiego, gorzej już sprawdza się wobec np. pieczenia ciasta, choć i tu niektórzy osiągają interesujące wyniki.

Po prostu, wiemy z doświadczenia, że do osiągnięcia efektu plan nie zawsze jest potrzebny, co więcej, nieplanowane działania dają czasami spektakularne efekty. Raz nachodzi nas fantazja, aby zagrać na loterii i trafiamy milion, a nasz sąsiad, co gra planowo, regularnie i według systemu – nic. Przychodzimy na chybił trafił przystanek w miejscowości, w jakiej jeździ jeden autobus dziennie, a tu akurat podjeżdża. Zdarza się, niestety bardzo rzadko. Konkretne cele osobiste i zawodowe jednak osiągamy szybciej i łatwiej planując. Kilka minut poświęconych na planowanie może nam dać zyski w postaci godzin zaoszczędzonego czasu, a często stanowi gwarancję, że w ogóle założone cele zrealizujemy.

Planowanie bywa męczące. Kiedy staramy się naszą wspaniałą wizję przełożyć na kolejne kroki realizacji, okazuje się, że to, co wydawało się takie proste, wcale takie proste nie jest. Czasami wręcz okazuje się tak trudne, że odechciewa się nam realizacji. Pomyślmy np. o prostym wyremontowaniu mieszkania. Fajnie byłoby mieć je ładnie urządzone, mamy nawet wizję, a tu nagle zaczynają się schody, kiedy zabieramy się do tego z kartką i ołówkiem w ręce, bo niespodziewanie okazuje się, że we wnęce to nam się zmieści 2 i 2/3 szafki, stół to się w kuchni zmieści, ale już nie krzesła, znajomy, który obiecał pomóc przy tapetowaniu, nie może wziąć wolnego wtedy, kiedy my i na odwrót, nie wiemy, w jakim sklepie mają interesujące nas drzwi harmonijkowe do pokoju, nie wiemy gdzie znaleźć fachowca, który nam zrobi szafę do przedpokoju, bo po poprzednim straciliśmy zaufanie do opinii znajomych, itd…. A więc, może lepiej poczekać z tym remontem, w końcu nie jest tak źle… A czas płynie. Może więc, lepiej po prostu wziąć się do działania i jakoś to pójdzie. Jednak jak już przebrniemy przez trudy planowania okazuje się, że zaoszczędziło nam ono gorączkowych działań i stresu związanego z nieprzewidywalnymi sytuacjami, kiedy np. okazuje się, że zakupiony śliczny sam w sobie komplet wypoczynkowy jednak nie pasuje do ślicznego samego w sobie stołu, a w ogóle to jest za duży do naszego pokoju lub kupionej „na oko” w klepie na drugim końcu miasta tapety jest za mało (autentyczne przypadki).

Wszystko zależy od tego, czego chcemy. Weźmy np. chodzenie po górach. Jeśli po prostu mamy ochotę na spacer, możemy pójść przed siebie, choć i wtedy jak nie zaplanujemy ogólnie trasy i czasu może się okazać, że znajdziemy się w sytuacji, w jakiej nie chcieliśmy się znaleźć. Jednak, im na wyższą górę i bardziej ambitną trasą chcemy wejść, tym bardziej dokładnego potrzebujemy planu, tym bardziej niebezpieczne może się okazać jego nieposiadanie. W przykry sposób przekonał się o tym już niejeden turysta. Zdarzyło mi się np. kiedyś zaplanować, że po przejściu przez góry wrócę do domu autobusem. Plan miał jeden niepewny punkt – nie zawierał godziny odjazdu autobusu, bo założyłam, że o planowanej godzinie na pewno coś prędzej lub później pojedzie i to był błąd, bo tego dnia nic już nie jechało w interesującym mnie kierunku. Straciłam znacznie więcej czasu niż wymagałoby dopracowanie tego szczegółu. Planowanie wykazuje nam możliwość popełnienia błędu zanim go popełnimy, niedokładności w ocenie sytuacji, środków, możliwości, co przekłada się na oszczędności w zakresie czasu i pieniędzy.

Praktyczne doświadczenia przedsiębiorstw wykazują, że poświęcając więcej czasu na planowanie, mniej go zużywa się później na samo wykonanie pracy, przy czym, przy dobrym planowaniu okazuje się, że całkowity nakład czasu koniecznego na planowanie i wykonanie maleje w miarę większej uwagi poświęconej planowaniu. Więcej czasu na planowanie może tak skrócić czas wykonania, że otrzymujemy wymierną oszczędność czasu, który możemy zagospodarować z zyskiem.

Jak planować?

  1. Nastaw się pozytywnie, działaj konsekwentnie, ale też elastycznie.
  2. Planuj pisemnie – ułatwia to koncentrację i rozeznanie, zwiększa motywację, odciąża pamięć, umożliwia samokontrolę.
  3. Zdefiniuj precyzyjnie cele – ustal, jaki wynik końcowy chcesz uzyskać.
  4. Ustal priorytety – nie usiłuj planować zrobienia zbyt wielu rzeczy na raz.
  5. Określ potrzebne środki i osoby – ustal, czego i kogo potrzebujesz, aby uzyskać to, czego chcesz.
  6. Określ, w czym weźmiesz udział sam, a co zlecisz komuś.
  7. Określ konieczny czas, pamiętaj o rezerwie na sprawy nieoczekiwane.
  8. Uwzględnij wahania wydajności i czas na wypoczynek.
  9. Przejrzyj jeszcze raz plan, zastanów się, co może pójść nie tak i co wtedy zrobisz.
  10. Przejrzyj swój plan i zastanów się czy naprawdę chcesz go zrealizować.

Powodzenia!

Krystyna Kozikowska-Koppel